Zes tips voor een boeiend jaarverslag

images.squarespace-cdn.com.png

Het is weer die tijd van het jaar: zwoegen en zweten aan het jaarverslag, vechtend tegen die verdacht snel naderende deadline. Een tijdrovende bezigheid, die meestal niet erg gelegen komt, je hebt het immers al druk genoeg. Maar: wat als je het jaarverslag eens niet als een verplichting bekijkt, maar als een kans om met jouw organisatie naar buiten te treden? Wat als jouw jaarverslag meer is dan een bundeling van facts & figures en anderen misschien zelfs inspireert? Wat als het niet alleen doorbladerd, maar ook graag gelezen wordt en het jou – direct of indirect – iets oplevert? Wat als jouw verhaal écht blijft hangen? 

Ben jij ook aan je jaarverslag bezig? Met deze zes tips houd je het alvast boeiend!

•    Schrijf voor je doelpubliek
Het is dé basisregel in elke communicatie, maar hij wordt zo vaak vergeten. Houd je doelpubliek voor ogen wanneer je je jaarverslag schrijft. Wat wil mijn lezer weten? Naar welke informatie gaat hij op zoek? Van welke schrijfstijl houdt hij? Welk jargon heeft hij al mee, en vooral: welk niet? Het is verleidelijk om vanuit jezelf of vanuit je organisatie te schrijven – je weet er uiteindelijk alles van – maar je even verdiepen in je lezer loont. Een lezer voelt zich meer betrokken bij een organisatie wanneer hij voelt dat hij gekend is. 

•    Ga voor structuur
Het geheim van elk degelijk groter dossier is structuur. Gebruik titels, ondertitels en een duidelijke nummering en wees consequent! Zorg dat de lezer te allen tijde weet wat hij aan het lezen is. Denk je structuur uit vóór je begint te schrijven, zodat je niets vergeet. Maak een mooie inhoudstafel, zet kernwoorden in het vet. Zo kan de lezer je tekst gemakkelijk ‘skimmen’ en toch de essentie onthouden.

•    Houd het bondig en luchtig
Niemand heeft zin om een saai en lijvig jaarverslag door te nemen. Bepaal de prioriteiten, met je doelpubliek voor ogen, en schrap de rest! Maak een luchtig geheel van je verslag. Doorspek het bijvoorbeeld met persoonlijke verhalen, interviews met klanten en stakeholders, of getuigenissen van werknemers. Kies een metafoor die steeds terugkomt (bv. koorddansen), of bedenk een interessante verhaallijn (bv. een reis) die als een kapstok alle informatie vasthoudt. Zorg ervoor dat jouw jaarverslag leest als een trein. 

•    Een heel jaar werk
Het is misschien eerder een tip voor volgend jaar, maar een jaarverslag schrijven vraagt eigenlijk een heel jaar werk. Verlicht het werk vlak voor de deadline door gedurende heel het jaar informatie te verzamelen. Houd bezoekers- of verkoopcijfers consequent bij wanneer de gegevens nog vers zijn, bepaal je focus tijdens het werkjaar, zet je mensen tijdig aan het werk. Wanneer de deadline in zicht komt, moet je dan enkel nog de informatie bundelen en in een geheel gieten.

•    Zorg voor een visueel aantrekkelijk geheel
De tijd dat een jaarverslag een saaie geringde bundel met een plastic cover was, is officieel voorbij. Een jaarverslag mag er gerust uitzien als een salontafelboek! Neem een goede vormgever onder de arm die zorgt voor een origineel idee en een frisse opmaak, steeds met jouw huisstijl in het achterhoofd. Zorg voor een aantrekkelijke cover die de lezer meteen aangrijpt, gebruik mooi vormgegeven grafieken in plaats van bladzijden en bladzijden grijze tabellen. Misschien is het een idee om een illustrator, een cartoonist of een goede fotograaf aan te spreken? Of maak een infographic van jouw verhaal! Het oog wil immers ook wat …

•    Print of web?
Een jaarverslag moet niet per se een papieren bundel zijn. Een eenvoudige webpagina is al snel opgezet. Online bereik je een breder publiek, je jaarverslag is gemakkelijker toegankelijk en je bespaart een hoop papier. Een website en de bijhorende sociale media bieden ook veel communicatieve en interactieve mogelijkheden. Je kunt gemakkelijk linken naar meer informatie en feedback is snel gevraagd aan je online lezer. Een combinatie tussen print en web is ook mogelijk natuurlijk. Je kiest jouw medium best voornamelijk in functie van – alweer – je doelpubliek. 

Wil jij ook méér uit je jaarverslag halen? Verhalen Vertalen vertaalt informatieve verhalen zoals jaarverslagen helder en duidelijk naar jouw doelgroep, in de juiste communicatiestijl. Wij adviseren, of helpen jouw jaarverslag uitdenken en schrijven!