Zes tips voor een boeiend jaarverslag

 

Het is weer die tijd van het jaar: zwoegen en zweten aan het jaarverslag, vechtend tegen die verdacht snel naderende deadline. Een tijdrovende bezigheid, die meestal niet erg gelegen komt, u hebt het immers al druk genoeg. Maar: wat als u het jaarverslag eens niet als een verplichting bekijkt, maar als een kans om met uw organisatie naar buiten te treden? Wat als uw jaarverslag meer is dan een bundeling van facts & figures en anderen misschien zelfs inspireert? Wat als het niet alleen doorbladerd, maar ook graag gelezen wordt en het u – direct of indirect – iets oplevert? Wat als uw verhaal écht blijft hangen? 

Bent u ook aan uw jaarverslag bezig? Met deze zes tips houdt u het alvast boeiend!

•    Schrijf voor uw doelpubliek
Het is dé basisregel in elke communicatie, maar hij wordt zo vaak vergeten. Houd uw doelpubliek voor ogen wanneer u uw jaarverslag schrijft. Wat wil mijn lezer weten? Naar welke informatie gaat hij op zoek? Van welke schrijfstijl houdt hij? Welk jargon heeft hij al mee, en vooral: welk niet? Het is verleidelijk om vanuit uzelf of vanuit uw organisatie te schrijven – u weet er uiteindelijk alles van – maar u even verdiepen in uw lezer loont. Een lezer voelt zich meer betrokken bij een organisatie wanneer hij voelt dat hij gekend is. 

•    Ga voor structuur
Het geheim van elk degelijk groter dossier is structuur. Gebruik titels, ondertitels en een duidelijke nummering en wees consequent! Zorg dat de lezer te allen tijde weet wat hij aan het lezen is. Denk uw structuur uit vóór u begint te schrijven, zodat u niets vergeet. Maak een mooie inhoudstafel, zet kernwoorden in het vet. Zo kan de lezer uw tekst gemakkelijk ‘skimmen’ en toch de essentie onthouden.

•    Houd het bondig en luchtig
Niemand heeft zin om een saai en lijvig jaarverslag door te nemen. Bepaal de prioriteiten, met uw doelpubliek voor ogen, en schrap de rest! Maak een luchtig geheel van uw verslag. Doorspek het bijvoorbeeld met persoonlijke verhalen, interviews met klanten en stakeholders, of getuigenissen van werknemers. Kies een metafoor die steeds terugkomt (bv. koorddansen), of bedenk een interessante verhaallijn (bv. een reis) die als een kapstok alle informatie vasthoudt. Zorg ervoor dat uw jaarverslag leest als een trein. 

•    Een heel jaar werk
Het is misschien eerder een tip voor volgend jaar, maar een jaarverslag schrijven vraagt eigenlijk een heel jaar werk. Verlicht het werk vlak voor de deadline door gedurende heel het jaar informatie te verzamelen. Houd bezoekers- of verkoopcijfers consequent bij wanneer de gegevens nog vers zijn, bepaal uw focus tijdens het werkjaar, zet uw mensen tijdig aan het werk. Wanneer de deadline in zicht komt, moet u dan enkel nog de informatie bundelen en in een geheel gieten.

•    Zorg voor een visueel aantrekkelijk geheel
De tijd dat een jaarverslag een saaie geringde bundel met een plastic cover was, is officieel voorbij. Een jaarverslag mag er gerust uitzien als een salontafelboek! Neem een goede vormgever onder de arm die zorgt voor een origineel idee en een frisse opmaak, steeds met uw huisstijl in het achterhoofd. Zorg voor een aantrekkelijke cover die de lezer meteen aangrijpt, gebruik mooi vormgegeven grafieken in plaats van bladzijden en bladzijden grijze tabellen. Misschien is het een idee om een illustrator, een cartoonist of een goede fotograaf aan te spreken? Of maak een infographic van uw verhaal! Het oog wil immers ook wat …

•    Print of web?
Een jaarverslag moet niet per se een papieren bundel zijn. Een eenvoudige webpagina is al snel opgezet. Online bereikt u een breder publiek, uw jaarverslag is gemakkelijker toegankelijk en u bespaart een hoop papier. Een website en de bijhorende sociale media bieden ook veel communicatieve en interactieve mogelijkheden. U kan gemakkelijk linken naar meer informatie en feedback is snel gevraagd aan uw online lezer. Een combinatie tussen print en web is ook mogelijk natuurlijk. U kiest uw medium best voornamelijk in functie van – alweer – uw doelpubliek. 

Wilt u ook méér uit uw jaarverslag halen? Verhalen vertalen vertaalt informatieve verhalen zoals jaarverslagen, helder en duidelijk naar uw doelgroep, in de juiste communicatiestijl. Wij adviseren, of helpen uw jaarverslag uitdenken en schrijven!