Communication is key

In zeven stappen naar een doordacht communicatieplan

U hebt een tof product ontwikkeld, een interessant concept, een dienst waar vraag naar is. Een ideaal begin! En nu wilt u natuurlijk dat klanten hun weg vinden naar uw product, dienst of boodschap. Om dat te bereiken wéét u dat u moet communiceren. Maar … hoe pakt u dat het best aan?

Communiceer doordacht

Communiceren lijkt iets dat iedereen kan, en dat is ook zo. Toch is het niet vanzelfsprekend om goed te communiceren. Een goede communicatie is doordacht en start met een strategie. U hebt dus een communicatieplan nodig. Klinkt als veel werk …

Dat klopt, maar regel 1 is: trap niet in de val van stappen overslaan! Wanneer u start met uw communicatie is het verleidelijk om vanuit communicatiekanalen te denken. ‘We maken een website en plaatsen daar alles op’, ‘Met een folder komt dat wel in orde’, ‘Zet dat maar gauw op Facebook’ of ‘Een persberichtje en de boodschap is de wereld in’. Dat is nooit een goed idee.

De basisregel is eenvoudig: communicatie start niet vanuit het kanaal, wel vanuit concrete doelstellingen. Investeren in een sterk uitgedachte communicatiestrategie loont doorheen het volledige communicatieproces.

Een sterk communicatieplan zoomt eerst uit, om daarna weer in detail te gaan. Neem de tijd om een overzicht op te maken en goed na te denken over waar u naartoe wilt, welke richting u uit wilt. Zo kunt u uw communicatie doelgericht maken en uw klant echt tot actie bewegen.

In zeven stappen naar een succesvolle communicatie

 Stap 1: Wie bent u?

Elke organisatie of elk bedrijf heeft een persoonlijkheid die wordt bepaald door de visie, missie, cultuur en waarden waar de organisatie voor staat. Vanuit die identiteit hoort alle communicatie te vertrekken. Meer nog: communicatie kan helpen om van de huidige identiteit in de richting van de ‘gewenste identiteit’ te bewegen.

Het eerste deel van uw communicatieplan beschrijft dus wie u bent. Uw missie, uw visie, uw sterktes en zwaktes, uw strategische doelen, uw operationele doelstellingen, de waarden die u uitdraagt, de accenten die u wilt leggen, omgevingsfactoren waarmee u rekening moet houden … Al die zaken geven richting aan uw communicatie. Communicatie werkt steeds ondersteunend om de doelen van uw bedrijf te realiseren.

 Stap 2: Wat wilt u bereiken?

Communicatiedoelen zijn altijd een afgeleide van de strategische of operationele doelen. Ze moeten ‘SMART’ zijn, dat wil zeggen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden. Meestal kunnen communicatiedoelen geformuleerd worden in termen van kennis (wat willen we dat ons doelpubliek weet?), mening (wat willen we dat ons doelpubliek denkt?) en gedrag (welk gedrag willen we stimuleren?). Houd bij het opstellen van uw doelen steeds rekening met de huidige situatie. Wat weet het doelpubliek op dit moment al? Wat denken ze nu van ons? En hoe gedragen ze zich momenteel?

 Stap 3: Wie wilt u bereiken?

Om succesvol te communiceren moet u rekening houden met uw doelpubliek, uw klant. Hoe beter u uw klanten kent, hoe beter u hen kunt bereiken. Het is met andere woorden van essentieel belang om te weten wie uw publiek is. Weet wie u wilt bereiken en probeer daarnaast ook te weten te komen wat ze doen, wat hun interesses zijn, welke media ze gebruiken, welke sociaal-demografische kenmerken ze hebben enz. Deel uw publiek op basis van die kennis op in segmenten, waarbij elke doelgroep een andere communicatieaanpak krijgt.

Durf bovendien te kiezen welke klantengroep u essentieel vindt. Wie is uw belangrijkste doelgroep? Wie zijn belangrijke tussenpersonen binnen of buiten uw bedrijf die uw boodschap mee kunnen verspreiden? Via welke beïnvloeders kunt u uw klanten bereiken? Schakel die personen mee in, want hoe meer andere mensen voor u communiceren, hoe beter!

Stap 4: Wat vertelt u aan wie?

Tijd om uw boodschap te formuleren. Succesvolle boodschappen zijn opgebouwd volgens het AIDA-principe: ze trekken eerst de aandacht (Attention) van uw klant, wekken dan zijn interesse (Interest), waarna hij een verlangen (Desire) voelt ontstaan en ten slotte in actie (Action) schiet.

Het is geen gemakkelijke opdracht om zo’n succesvolle boodschap te formuleren. Bedenk daarom eerst wat u wilt vertellen en probeer dat – per doelstelling en per doelpubliek – te vatten in één zin. Zo hebt u alvast de kern van uw communicatie.

Om die boodschap ook nog eens te verpakken in de juiste vorm en in woorden die bijblijven, kunt u de SUCCES-formule gebruiken. Een krachtige boodschap is kernachtig en eenvoudig (Simple), wekt interesse door onverwacht te zijn (Unexpected), is gemakkelijk te onthouden door concrete taal (Concrete), is geloofwaardig (Credible), wekt gevoelens op (Emotional) en bevat een sterk verhaal (Story).

 Stap 5: Hoe gaat u die doelen bereiken?

In uw communicatiestrategie legt u ook vast hoe u uw communicatiedoelen wilt bereiken. Welke kanalen zet u in voor welke doelen en welke doelpublieken? Dat resulteert in een mediamix: een verzameling van media die u wilt inzetten voor uw communicatie, zoals een klantenactie, een evenement, drukwerk, een advertentie, een persbericht, online communicatie, een actie op sociale media of een reclamespot. Idealiter is uw mediamix doordacht, evenwichtig en complementair, afgestemd op uw doelen, uw boodschap én uw doelgroepen, met aandacht voor uw identiteit.

Stap 6: Concretiseren en uitvoeren

Wanneer u de middelen gekozen hebt, bepaalt u de volgorde, frequentie en tijdsplanning van uw boodschap. Ga goed na welk deel van uw plan eerst uitgevoerd moet worden. Houd daarbij het AIDA-principe in het achterhoofd. Klanten die nog niet geïnteresseerd zijn in uw product of dienst, kunt u veel moeilijker tot actie bewegen.

U hebt natuurlijk ook een budget waaraan u zich moet houden. Probeer van elk communicatieonderdeel de kosten zo goed mogelijk in te schatten en neem die op in uw communicatieplan. Let wel: goede communicatie kost niet altijd veel geld! Met een creatieve insteek komt u vaak al heel ver.

Is uw plan volledig? Dan kunt u het beginnen uit te voeren! Verhalen Vertalen kan u daarbij helpen. Op basis van uw communicatieplan gaan wij graag samen uw noden na en kunnen wij zorgen voor bijvoorbeeld een persbericht, de teksten voor uw brochure, een blogpost, testimonials, een artikel voor uw personeelsblad en meer. Wilt u dat graag bespreken bij een kop koffie?

Stap 7: Evalueren

Evaluatie wordt vaak vergeten, maar is essentieel om te leren van uw communicatiestrategie, voor een volgende gelegenheid, maar ook voor het lopende project. Wacht niet op een eindevaluatie, maar probeer ook tussentijds te evalueren. Zo kunt u gaandeweg uw strategie waar nodig bijsturen. Een communicatieplan is namelijk flexibel en kan aangepast worden op basis van veranderende omgevingsfactoren, wijzigende budgetten of inzichten in technieken die niet of juist wel goed werken.

Tot slot nog dit: een boodschap succesvol overbrengen is zelden gefikst met één wapenfeit. Communiceren is volhouden, u vastbijten en volhardend blijven herhalen. Veel succes!